Gestão de clínicas: 6 erros que você precisa evitar!

É muito comum ver donos de clínicas trabalhando arduamente em seus negócios, mas sem saber exatamente se os resultados que aparecem são tão bons quanto poderiam ser. Em alguns casos, até a própria apuração do resultado pode ser algo meio duvidoso.

Muitas vezes, este tipo de situação acontece porque a gestão de clínicas pode, em alguns momentos, ficar em segundo plano, e é nestas horas que se perde competitividade, além de algumas oportunidades.

Se este tipo de ocorrência está parecendo pelo menos um pouco com a sua realidade, talvez seja a hora de olhar mais de perto para a sua forma de administrar. 

Para ajudar a manter a estratégia da clínica no rumo certo, alguns cuidados com informações, pessoas e processos devem ser tomados. Para evitar erros mais sérios, montamos uma lista do que você não deve fazer.

1. Não investir em marketing

Geralmente, o marketing é uma área que só recebe atenção de alguns gestores quando a empresa está indo bem. A questão é que se houvesse investimento em marketing de uma forma perene e mais consistente, tudo poderia estar ainda melhor.

Além de cuidar para tornar a clínica mais apresentável, boas práticas de comunicação e de marketing favorecem o aumento e também ajudam na fidelização de clientes.

O que acontece é que a fixação da marca demora um tempo, então não adianta fazer só uma campanha e pronto. O ideal é cuidar para que toda a identidade de comunicação seja bem tratada.

Além de tornar a clínica mais profissional, este tipo de investimento consegue aumentar a sensação de segurança e bom atendimento.

2. Não prestar atenção no seu financeiro

O financeiro é uma das partes centrais de toda gestão. Se a sua ou qualquer outra clínica deixar ele de lado, mais cedo ou mais tarde os problemas virão e pode ser tarde demais para conseguir resolver.

Com uma boa avaliação das contas da clínica é possível saber o que anda bem e o que precisa ser revisto. Basta conferir como o anda o seu fluxo de caixa para ver se a gestão está sendo bem feita ou se ela anda meio mal cuidada.

Além de servir como bússola do negócio, os controles financeiros indicam condições de reinvestimento na clínica, momentos de falta de fôlego de recursos e se as políticas de recebimento e de pagamento de fornecedores estão adequadas.

Por isso, é muito importante que você tenha uma atenção especial e trate as suas contas com o cuidado que merecem.

3. Não estabelecer objetivos e indicadores

Muitos donos de clínicas querem fazer com que seus empreendimentos cresçam, mas não tomam o cuidado de estabelecer objetivos claros e indicadores para avaliar o processo.

O crescimento depende de metas claras, com prazos e definições que não deixem dúvidas. Por exemplo, pode-se pensar em crescimento em relação ao volume de pacientes atendidos, quanto ao faturamento total ou ainda com relação ao lucro apurado do negócio.

É preciso que você trace que tipo de resultados pretende alcançar e como vai fazer para medi-los. Somente assim será possível conseguir saber se o objetivo está sendo alcançado e quanto tempo todo o processo está levando.

Do contrário, a rotina vai engolir seu planejamento e a clínica vai somente seguindo um rumo sem muita determinação.

4. Misturar contas pessoais com as da clínica

Dos negócios mais simples aos mais sofisticados, ainda é bem comum vermos gestores e donos de empresas que misturam dinheiro. Este hábito é muito errado e pode prejudicar tanto o empreendimento como o seu dono.

Se você tem hábito de, vez em quando, tirar algum dinheiro da conta da clínica para pagar uma despesa pessoal ou acaba quitando uma ou outra conta da empresa com seu dinheiro particular, pare agora.

Ao misturar estes valores você dificulta a correta gestão do financeiro, maquiando números, ainda que com a melhor das intenções. Este tipo de atitude é prejudicial.

Tenha contas separadas e até cartões separados. Use cada um para sua devida finalidade. Depois de um tempo vai ver como os extratos vão fazer mais sentido.

5. Não dar atenção aos funcionários

Uma clínica médica é feita, principalmente, de pessoas. Por mais que você tenha bons equipamentos e instalações de fazer inveja, é a sua equipe, juntamente com você, que recebe e cuida de todos os pacientes.

Por isso, é preciso estar atento aos sinais que vêm dos seus funcionários. Eles estão satisfeitos? Estão desempenhando suas funções como deveriam? Há algo que pode ser melhorado? Eles têm sido instigados a encontrar soluções criativas para os problemas de sempre? Como anda a interação de cada um deles com os pacientes? E com você?

Preste atenção à sua equipe e veja se algo pode ser melhorado. Se for o caso, invista em treinamentos. Vale a pena cuidar de quem ajuda você a manter a clínica funcionando bem.

6. Não ter rotinas de gestão definidas

Por último, mas igualmente importante, é preciso ressaltar que donos de clínicas que não criam uma rotina para conseguir cuidar da sua gestão nunca terão condições reais para administrar o negócio.

Como a rotina diária toma muito tempo, as responsabilidades de gestor podem acabar ficando em segundo plano.

Para não deixar isso acontecer, avalie a sua agenda e defina alguns dias e horários que serão deixados somente para cuidar da sua clínica, do seu negócio.

Esta deve ser uma agenda fixa que vai garantir que você tenha periodicamente tempo para conferir relatórios, avaliar algumas decisões estratégicas, fazer pesquisas e se instruir um pouco mais como gestor.

Se conseguir evitar estes erros e seguir as boas práticas dos administradores, verá como a gestão de clínicas vai deixar de ser a fonte de dores de cabeça e se tornar, aos poucos, a origem de boas soluções comerciais.

Todo negócio precisa de atenção e dedicação, e se você deseja que a sua clínica se torne uma empresa de sucesso, vai ter de tirar um tempo para cuidar dela. Do contrário, poderá ver seus sonhos nunca saírem do papel.

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Módulo 1 – Conhecendo o Seu Negócio

É fundamental que você conheça como funciona o mercado em que você atua. Nesse módulo você vai aprender a entender os números que compõe o mercado da saúde, as pesquisas e os números dos concorrentes que quando bem interpretadas fazem a diferença na sua clínica.

Módulo 2 – Gestão do Dia a Dia

De nada adianta você entender de Gestão na teoria se não souber colocar ela na prática. Nesse módulo você vai aprender como colocar na prática os tópicos da sua gestão e gerenciar a sua equipe.

Módulo 3 – Como assumir a Liderança

A maioria dos gestores na saúde pensam que ser líder é ser chefe. E inicialmente para ter um negócio e até mesmo para liderar uma equipe dentro de uma clínica, hospital e um consultório, você necessita entender o que é ser líder. As pessoas querem seguir um líder. Ser chefe é coisa do passado.

Módulo 4 – Posicionamento de Mercado como Vantagem Competitiva

Saber se posicionar no mercado é o diferencial que vai te destacar para os seus pacientes e também será uma vantagem competitiva frente aos seus concorrentes. Quem não se posiciona, não se destaca, e sendo assim acaba sendo igual a todos.

Módulo 5 – Precificação

Quantas vezes você já precificou o seu serviço como deveria? Precificar comparando somente com o concorrente é um erro gigantesco. Nesse módulo você vai conhecer como precificar de verdade sua consulta e seus procedimentos. Sabe precificar é uma grande vantagem frente aos seus concorrentes.

Módulo 6 – Aprenda a Vender na sua Clínica

A Venda é o coração de uma empresa. A sua clínica é uma empresa! Mas entenda, você não deve jamais vender sem ética, empurrar procedimentos nos pacientes. Nesse módulo você vai aprender como vender sempre, todos os dias, e claro, vender sem medo de faturar.

Módulo 7 – Como desenvolver um Marketing de Sucesso

A maioria dos profissionais da saúde só se comunicam pelo Instagram. Nesse módulo eu ensino como você pode se destacar e divulgar a sua marca e seus serviços em outras redes sociais. Mostro também as diversas possibilidades que existem para a divulgação da sua clínica.

Módulo 8 – Experiência do Paciente - O futuro da Saúde

Hoje não só na saúde, mas em todos os setores da economia os pessoas procuram nas empresas um atendimento diferenciado e buscam viver uma experiência única de tudo que já viram.
A experiência do paciente é a soma de todas as interações que o paciente possa ter em um estabelecimento de saúde, desde o primeiro contato, até o momento da alta médica, que possam influenciar na percepção do cuidado, atenção e continuidade do atendimento.
E você vai aprender como implantar essa Experiência.

Módulo 9 – As Ferramentas Básicas do Atendimento

Nesse módulo vou te apresentar as habilidades técnicas que uma secretária precisa ter e quais ferramentas são fundamentais para ela se organizar.

Módulo 10 – Atendimento de Excelência

Neste módulo você vai aprender o que é um atendimento de excelência, quais são os pilares para você implantar ele na sua clínica, como lidar com pacientes insatisfeitos e exemplos de excelência de grandes marcas que vão te ensinar pequenas ações de alto impacto.

11 – Jornada de Encantamento ao Paciente

Nesse módulo você vai aprender o que é encantamento e como gerar encantamento para o seu paciente através de ações no antes, durante e depois da consulta.