Primeiro consultório: conte com o guia mais confiável

O empreendedorismo é levado muito a sério no país. Em recente pesquisa realizada pela Global Entrepreneurship Monitor e patrocinada pelo Sebrae, evidenciou-se que quatro em cada dez brasileiros buscam alternativas para desenvolver o negócio próprio. Você, que tem considerado abrir o primeiro consultório, pode se encaixar nesse perfil.

Acontece que esse novo capítulo da sua trajetória profissional não é escrito somente com os conhecimentos adquiridos na universidade e residência. Construir e gerenciar o primeiro consultório são atividades que englobam muitas outras que não constam nos livros de medicina. E é aí que entra o nosso guia para orientar você na conquista dos seus objetivos.

Neste artigo vamos avaliar todos os aspectos a serem considerados para a concretização do seu primeiro consultório. Cada tópico vai ajudá-lo a tirar do papel a sua ideia até colocá-la em prática e figurar nas futuras estatísticas empreendedoras do país. Confira!

Monte o planejamento do seu primeiro consultório

Lançado pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), o Censo de Demografia Médica de 2015 aponta que 60% do corpo clínico, no Brasil, atua em consultórios privados. Isso destaca o fortalecimento dessa modalidade de negócio, mas também o interesse do profissional em prosperar por conta própria.

Assim, surge a relevância em ter as informações compiladas para que o seu primeiro consultório seja idealizado sem grandes imprevistos. Algo que o planejamento pode promover com eficiência.

Para isso, você deve colocar a construção e manutenção do espaço como um todo. Isso significa a realização de uma análise de mercado que contenha, entre outros pontos:

  • oportunidades que podem ser aproveitadas;
  • desafios de empreender no setor;
  • concorrência;
  • porte e estrutura do seu primeiro consultório;
  • quais formas de pagamento — e convênios — você vai aceitar;
  • investimento inicial.

Dessa maneira, você se cerca de cuidados para que a sua empreitada seja menos aventureira e mais precisa nos resultados. Como mencionamos, imprevistos podem ocorrer, mas o planejamento permite que você os anteveja ou saiba como responder à altura e ter um consultório com maior notoriedade.

Inclusive, para alcançar esse prestígio é válido saber nessa etapa do planejamento o tipo de clínica que você vai montar. De acordo com a Agência Nacional de Saúde (ANS), existem mais de 50 categorias de estabelecimentos do setor, como a clínica médica popular —  uma das mais populares devido à sua versatilidade nos serviços prestados — e a clínica geral com procedimentos simples.

Levante os custos fixos e variáveis

É comum que, ao montar o primeiro consultório, você deixe de lado alguns custos — principalmente os variáveis. Isso porque nos preocupamos com os investimentos imediatos, como as contas de luz e água, e também para equipar o local.

Só que é importante levar em consideração os gastos que aparecem ocasionalmente. É o caso, por exemplo, de eventuais produtos negociados com fornecedores, um parcelamento ou mesmo a manutenção de um aparelho.

A saúde financeira do seu negócio depende desse cuidado microscópico com os gastos e recebimentos. O equilíbrio nessa equação é lógico e determinante para que o seu negócio evolua de maneira harmônica e gradativa.

Defina o público do seu primeiro consultório

Pode parecer mero detalhe, mas a definição estratégica do seu consumidor é uma etapa fundamental. Afinal de contas, é a partir desse conhecimento que você compõe estratégias para atrair e dialogar com os clientes, compreende os seus objetivos e necessidades e desenvolve ações cada vez mais eficientes e personalizadas. Sem falar em outros fatores, como:

Com isso, você se aproxima cada vez mais de uma série de dados que ajudam a imaginar o primeiro consultório ideal. Isso nos leva às etapas seguintes, que já configuram o planejamento da estrutura física do seu empreendimento.

Encontre a melhor localização

Independentemente do porte, o seu primeiro consultório deve contemplar uma estrutura minimamente básica para receber e atender os pacientes. Isso significa que você deve atentar tanto para as áreas de atendimento — como salas de atendimento, exames e outros procedimentos, e recepção com sala de espera — quanto administrativas.

Só que o local onde essa estrutura se encontra é tão importante quanto ela mesma. Primeiramente, deve ser em uma região onde o seu público-alvo esteja concentrado. Quanto mais próximo dele, melhor. Basta pensar por uns instantes como consumidor: você se deslocaria por grandes distâncias se tivesse um consultório médico de qualidade perto da sua casa?

Os seus futuros pacientes pensam da mesma maneira. Por isso, aquele planejamento anterior ganha tanto respaldo. E, por mais que você não esteja tão perto, as facilidades de acesso compensam eventuais distâncias maiores.

Um empreendimento próximo às principais vias da cidade é uma ótima opção, com boa cobertura de transportes públicos. Isso facilita o acesso dos seus clientes em potencial onde estiverem. Por isso, saber quem é o seu público permite a escolha mais acertada possível.

Uma dica: encontrar o local ideal é um desafio e tanto, e muitas vezes têm alto investimento. Para resolver o problema, uma alternativa bastante indicada é a busca de parceiros que possam se interessar em montar também o seu primeiro consultório. Como já mencionado, estabeleça um negócio cujos serviços possam ser complementares e ajudar ainda mais os seus pacientes.

Conheça as exigências sanitárias e legais

Encontrou o endereço ideal para estar pertinho dos seus clientes? Então, é hora de se preocupar com os aspectos legais para a concretização do seu primeiro consultório. Afinal de contas, qualquer empreendimento deve responder a legislações e exigências regulatórias para se manter em funcionamento. Uma clínica médica, então, não é exceção.

Para isso, adapte-se aos aspectos burocráticos necessários, como:

  • cadastro estadual da Vigilância Sanitária, que é um conjunto de dados necessários para expor o tipo de serviço prestado e as adequações de acordo com o que exige esse órgão;
  • licença de funcionamento: normalmente, é expedido por um órgão de saúde do seu município, atestando que o seu negócio se enquadra na legislação sanitária vigente.

Vale destacar que ambos os documentos exigem um laudo técnico e renovação do atestado periodicamente. Por isso, trata-se de um esforço contínuo para manter o mais alto nível de exigência sanitária para proporcionar um serviço seguro para os clientes.

Desenvolva e aperfeiçoe noções técnicas de gerenciamento

Na abertura deste artigo mencionamos uma série de competências que o empreendedor deve ter ao montar o primeiro consultório. E aqui está um dos aspectos gerenciais mais elementares: as noções de gestão de negócios.

Não é para menos: empreender é um passo a mais no seu desenvolvimento profissional. E isso vai contemplar novas atividades e habilidades em seu dia a dia. Para ajudar, vamos apontar os erros mais comum na gestão de uma clínica. Assim, você já exclui esses comportamentos e atitudes antes mesmo de receber o primeiro paciente:

Dificuldades na gestão de pessoas

Ter uma equipe sob a sua responsabilidade é um grande desafio. Por isso, a gestão de pessoas deve ser continuamente trabalhada, para que cada membro saiba qual papel desempenhar nessa empreitada de sucesso.

Bom exemplo disso é a importância que poucos empreendedores parecem dar às recepcionistas de um consultório médico. Em geral, essas profissionais são o cartão de visitas do seu negócio, muitas vezes praticando o primeiro atendimento ao cliente.

Cabe ao gestor, nessa situação, a capacitação e o treinamento adequados de seus colaboradores. Apontar, por exemplo, o tipo de abordagem que deseja para os seus pacientes, o trato no atendimento e até mesmo as técnicas para promover a fidelização de pacientes.

Tenha em mente, entretanto, que esse mesmo cuidado deve ser repassado para os outros profissionais que compõem o seu corpo clínico. É o caso de enfermeiros, técnicos e os profissionais de limpeza e manutenção. Ter todos alinhados, de olho nos mesmos objetivos, é uma maneira eficaz de diferenciar o seu primeiro consultório de outros estabelecimentos.

Negligência com as finanças corporativas

Mencionamos as finanças, brevemente, quando tratamos do planejamento do seu consultório. Cabe, entretanto, um aprofundamento nessa questão. Inclusive, é essa falta de planejamento que causa a falência de 42% das micro e pequenas empresas brasileiras.

Dessa maneira, caso queira concentrar essa atividade para você, dedique bastante tempo para conhecer todas as nuances de uma boa administração financeira. Opte, se possível, pela contratação de profissionais que consigam dar todo o respaldo para que a saúde financeira do seu negócio tenha o mesmo tipo de atenção que você dá aos seus pacientes.

Os erros mais comuns nesse aspecto são:

  • falta de planejamento financeiro;
  • ausência de fluxo de caixa atualizado;
  • pouca importância ao capital de giro inicial para o seu primeiro consultório;
  • uso da mesma conta para as finanças pessoais e profissionais.

Com esses pontos devidamente analisados e continuamente monitorados, você cria um plano que se sustenta em curto, médio e longo prazo. Inclusive, com a possibilidade de avaliar novos investimentos para desenvolver ainda mais o seu empreendimento.

Ausência de metas para o consultório

Um consultório turbinado se mantém em constante visibilidade, o que significa estar em constante evolução. Acontece que muitos empreendedores não compreendem o real valor de estabelecer metas e objetivos.

Afinal, sem eles não há um norte por onde se guiar para desenvolver a sua empresa. De nada adianta, também, tratar metas irreais. Você deve ter os resultados do seu consultório e conhecer a realidade do seu setor para, então, traçar objetivos palpáveis e capazes de melhorar cada vez mais a qualidade do seu negócio.

Falta de soluções práticas para o dia a dia

Hoje em dia, vivemos em uma sociedade que depende de soluções tecnológicas para gerar vantagens competitivas. Para o primeiro consultório, softwares de gestão e agendas eletrônicas são dois dos recursos mais utilizados para isso.

Um software de gestão compila, armazena e organiza as informações de maneira rápida, precisa e estratégica. É um diferencial e tanto para esboçar objetivos e traçar planos de ação — como citado no tópico anterior. A agenda eletrônica, por sua vez, coloca o médico e a sua recepção em profundo alinhamento, evitando gargalos produtivos no atendimento ao cliente.

Trabalhe na divulgação do seu primeiro consultório

Independentemente de ser o primeiro consultório ou o décimo terceiro, todo negócio tem necessidade de ter um eficiente trabalho de divulgação. Nesse aspecto podemos pensar, mais uma vez, no uso reforçado de soluções tecnológicas para obter resultados satisfatórios.

No entanto, empresas do setor de saúde devem atentar profundamente para certas questões antes de investir de maneira desenfreada em estratégias de divulgação. Isso porque existem limites do marketing a serem seguidos de acordo com órgãos regulatórios.

É compreensível: em uma área em que a preocupação primordial reside na ética e no comprometimento com a saúde dos pacientes, muitas técnicas de atração devem ser ponderadas para evitar problemas de grave importância, como a divulgação errônea dos benefícios de um tratamento.

Isso, no entanto, não ofusca a necessidade de investir em marketing para colocar o seu negócio no mapa. Por isso, reunimos algumas boas ideias para você fazer valer o investimento em divulgação, como:

  • marque presença digital, primeiramente, com um site. Nele, disponha todas as informações, institucionais e de serviços, que ajudem a situar o seu público-alvo;
  • ofereça conteúdos de interesse para o seu paciente — no próprio site ou no blog —, levando em consideração que essa é uma frutífera estratégia de atração e relacionamento;
  • valorize o uso das redes sociais para médicos. Nesse caso, convém avaliar quais delas o seu público-alvo mais utiliza, de maneira que você ganhe um trunfo a mais para divulgar o seu negócio, atrair novos interessados nos seus serviços  e se relacionar com eles;
  • facilite o primeiro atendimento ampliando os seus canais de comunicação. Além dos convencionais, como o telefone e o e-mail, facilite o agendamento de consultas e exames via site ou mesmo por WhatsApp e SMS, entre outros;
  • priorize a qualidade no atendimento, pois um dos métodos mais consistentes de marketing ainda é o boca a boca. Por isso, diversifique as suas estratégias de marketing, preste um bom atendimento, fidelize os pacientes e veja o quanto uma boa recomendação é a maneira mais eficaz de ganhar novos interessados em seus serviços.

Para tanto, tenha em mente que o marketing, da mesma maneira que tantas outras ações aqui exploradas, é uma tarefa incessante e em constante transformação. Da mesma maneira que novos medicamentos e exames são desenvolvidos, o comportamento do consumidor e as estratégias para impactá-los estão em contínua metamorfose.

Assim, você e a sua equipe devem manter os olhos e ouvidos atentos às principais tendências que contribuem com a divulgação do seu negócio. Do contrário, correrá sério risco de perder a precisão no diálogo com o seu público.

Cuidado com a decoração dos ambientes

Ainda sobre a divulgação do seu primeiro consultório, você já se perguntou a relevância de uma boa decoração nesse aspecto? Pense que, com um projeto caprichado você consegue explorar a funcionalidade e a elegância dos espaços para ficarem em alinhamento com a identidade visual da sua marca.

Como resultado, tais características fixam-se facilmente na mente do público. E é inegável o impacto positivo disso diante da necessidade de utilizar novamente os serviços que você e a sua equipe prestam.

Dedique boa dose de planejamento à contratação de bons profissionais

No seu primeiro consultório, é importante contar com pessoas que se alinhem rapidamente com os seus objetivos e excelência no nível do atendimento. Para tanto, convém dispor de um planejamento também para o perfil de profissionais que você contrata.

Assim, todo processo seletivo transcorre com mais fluidez, uma vez que você já sabe o que busca nos candidatos ideais. Na mesma proporção — mas na direção oposta —, uma contratação errada pode manchar a reputação do seu consultório e ocasionar a perda de clientes. É dispensável dizer o quanto isso é prejudicial para a sua marca, não é mesmo?

Observe, também, algumas características relevantes que vão além das suas necessidades e interesses. São questões que ajudam a compor um perfil completo, capaz de atender rapidamente às suas exigências, como:

  • experiências prévias que o candidato teve;
  • os motivos que o levaram a se candidatar à vaga;
  • as motivações e interesses profissionais da pessoa;
  • os pontos positivos que o profissional vai agregar ao seu atual corpo clínico;
  • o comportamento do candidato ao longo da entrevista.

Assim, você consegue criar um perfil mais dinâmico e bastante alinhado com os seus objetivos. Como resultado, qualquer reposição ou nova contratação que se faça necessária já possui uma estrutura.

Uma dica: monte um banco de talentos com candidatos que agradaram e não passaram em uma eventual entrevista de emprego. Pode facilitar — e muito — a busca de novos profissionais quando outra oportunidade surgir.

Invista em equipamentos

Por fim, vamos falar especificamente da importância de investir nos equipamentos que possam fazer a diferença em seu primeiro consultório. Pode ser um aparelho que dinamize e agilize um exame diagnóstico, as já mencionadas soluções para tornar a rotina administrativa mais prática ou mesmo equipamentos que permitam mais produtividade à equipe.

O importante é avaliar em cada setor as necessidades e as respectivas soluções que podem tornar o processo mais rápido e eficiente. Como mencionamos ao longo deste artigo, a atualização contínua de conhecimento é fundamental para se manter à frente da concorrência. Mas, acima de tudo, permite que você ofereça um serviço melhor aos pacientes.

Conheça dicas que melhoram a experiência dos pacientes

Agora, que já sabe quais são os principais aspectos a serem seguidos para montar o primeiro consultório, percebemos que você também deve cuidar, desde o primeiro atendimento, da qualidade da experiência dos seus pacientes.

Para isso, selecionamos algumas dicas pontuais que vão ajudar você a elevar o nível de excelência com antecedência. Confira quais são:

  • padronize o uniforme da sua equipe, para a rápida identificação dos pacientes;
  • crie uma rotina controlada de horários, em que o tempo de espera até o atendimento não exceda o mínimo esperado;
  • priorize o conceito de atendimento humanizado em seu consultório, pois é uma alternativa reconhecidamente fundamental para a fidelização de clientes;
  • disponibilize amenidades que ajudem a confortar o cliente, enquanto aguarda a sua vez, como TVs, revistas, livros, água, café e biscoitos, entre outros itens;
  • determine um tempo médio de atendimento para que o paciente não precise chegar com muita antecedência à consulta ou exame;
  • gere facilidades para os pacientes, como a confirmação e lembretes de consulta um dia antes;
  • valorize o relacionamento e também envie mensagens personalizadas, como a lembrança de que já é hora de marcar uma nova consulta ou mesmo para parabenizá-los pelo aniversário;
  • busque sempre conhecer a opinião dos seus pacientes, pois é um meio eficiente de melhorar a qualidade do serviço. Para isso, mantenha pesquisas de satisfação sobre o balcão da sua recepção ou mesmo em seu site.

Com essas dicas, fica mais fácil elevar a qualidade do atendimento e o cuidado com os pacientes. Em pouco tempo, o seu primeiro consultório já acumulará uma série de aspectos positivos que vão ajudar a gerar recomendações dos pacientes e, assim, desenvolver harmoniosamente a sua marca.

Tenha muito sucesso em seu primeiro consultório

Ao longo deste artigo, enumeramos todos os cuidados que devem ser analisados ao montar o primeiro consultório. Passamos pela importância de elaborar um planejamento e identificar o público-alvo — circunstâncias elementares para escolher o local de seu consultório, por exemplo — e o alinhamento com as exigências legais e sanitárias.

Além disso, também nos estendemos sobre a atenção que deve ser dada às técnicas e habilidades administrativas. Afinal de contas, um profissional da área de saúde que vai empreender deve complementar os conhecimentos para trazer uma gestão impecável ao seu negócio.

Em seguida, avaliamos o que se deve fazer para promover o seu primeiro consultório médico, bem como algumas questões importantes para montar o corpo clínico e dispor de profissionais comprometidos com a sua causa e as missões e valores da empresa.

Encerramos o nosso guia prático evidenciando a atenção extra ao investimento em equipamentos e, por fim, apresentamos algumas dicas para melhorar a experiência dos clientes.

Esperamos que este conteúdo ajude você a montar o seu primeiro consultório e que já tenha o reconhecimento de seus esforços logo na primeira consulta.

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