Gestão em saúde: guia definitivo para sua clínica/consultório

É chegado o momento de empreender em um consultório ou clínica, mas logo se percebe que os desafios vão muito além da rotina como profissional da saúde. Isso é natural, tendo em vista que você vai adicionar uma série de responsabilidades à rotina. Isso implica a necessidade de se tornar um administrador, cujo foco é a gestão em saúde.

Nesse contexto, a atenção se volta para a saúde financeira do local, a organização do fluxo de trabalho, a motivação da sua equipe e o nível de excelência no atendimento ao cliente. São tantas tarefas que parecem não ter fim, não é mesmo?

No entanto, isso tudo é gratificante. Ainda mais quando o profissional da saúde aprende como lidar com essas questões-chave da gestão em saúde. E, para auxiliar nessa transição, nós elaboramos este post. Ao longo dos próximos tópicos vamos explorar os principais conceitos a serem desenvolvidos para você lucrar cada vez mais e ter um consultório de sucesso! Boa leitura!

Por que é importante ter o domínio em gestão na saúde?

Como antecipamos na abertura deste artigo, a gestão na saúde compreende um controle absoluto de todas as áreas do seu negócio. E não estamos falando apenas na questão médica, mas também nos aspectos legais, econômicos e administrativos.

São temas que se tornam recorrentes no seu cotidiano profissional. Daí a relevância em ter uma visão estratégica que contemple o seu negócio na sua totalidade. Do contrário, a sua clínica ou consultório dificilmente vai prosperar de maneira harmoniosa. É similar a um médico que trata apenas o sintoma, e não aquilo que está causando-o.

Quais são as habilidades e competências necessárias?

Um profissional especializado na gestão em saúde deve ser multidisciplinar e nunca se satisfazer com o seu nível de conhecimento. E, entre as habilidades e competências que consideramos fundamentais para um bom trabalho, nesse sentido, destacamos as seguintes:

Capacidade de mapear processos

Antecipe-se à sua rotina e mapeie o fluxo de trabalho, de ponta a ponta. Por meio desse trabalho você consegue identificar uma série de fatores relevantes para o seu negócio, como:

  • o funcionamento de cada setor;
  • as atribuições de cada membro;
  • a organização da sua agenda;
  • os custos — fixos e variáveis — e o fluxo de caixa necessário.

Entre outros pontos que, quando mapeados, permitem um controle maior de sua empresa. Sem falar que tal atividade permite que você identifique rapidamente gargalos produtivos e avalie as soluções para tornar o trabalho mais harmônico e livre de imprevistos.

Organização

Não há como ser um bom gestor sem, primeiramente, ter um controle absoluto sobre si e os elementos ao seu redor. E a organização é parte determinante do processo, que vai desde a qualidade no atendimento da recepção ao diagnóstico, aos procedimentos e à sua agenda.

Em uma clínica ou consultório médico, cada etapa do fluxo de trabalho é complementar, como se fossem vagões seguindo por um trilho. Se um desses vagões escapa do trajeto, todo o trem vai ser prejudicado com o incidente.

Atenção às tendências tecnológicas

É inegável que a tecnologia é uma parte estrutural da nossa sociedade. E, na gestão em saúde, não é exceção. Com um bom sistema online, você pode obter mais organização, produtividade e agilidade na condução do trabalho.

Ainda mais porque os sistemas de gestão, hoje em dia, são completamente integrados, o que facilita a avaliação estratégica do seu negócio. É possível ter uma agenda compartilhada com todos os profissionais que têm acesso a ela, por exemplo, ou mesmo acessar o histórico dos seus clientes em instantes. Isso ajuda a criar o atendimento perfeito em sua clínica.

Liderança

Um líder sabe delegar tarefas, mas também entende quando é hora de ouvir a sua equipe; ele conhece toda a rotina de trabalho, mas dá autonomia para que cada profissional desenvolva também as suas capacidades.

Na gestão em saúde, o seu papel é o de manter a locomotiva, que usamos como exemplo anteriormente, em harmonia com os vagões que são puxados atrás. Eles, por sua vez, devem estar no controle das suas próprias atividades.

Para tanto, é fundamental que o líder oriente toda a equipe a respeito dos processos e o fluxo de trabalho. Capacitação e treinamento são termos que devem fazer parte da sua rotina em busca de excelência na gestão em saúde.

Além disso, a integração entre os colaboradores é papel também do líder, que vai motivar, influenciar e inspirar os seus profissionais. Como também já apontamos, as tarefas de uma clínica médica ou consultório são interligadas. E, quanto maior a harmonia da sua equipe, melhor vai ser a condução do trabalho.

Com essa soma de valores, habilidades e competências, a gestão em saúde vai ser um processo em contínuo desenvolvimento, mas sempre em ascendência. Como resultado, uma série de vantagens pode vir à tona no dia a dia — em curto, médio e longo prazo!

Quais vantagens podemos destacar com a gestão em saúde?

A gestão em saúde reúne características que podem gerar uma importante vantagem competitiva à sua clínica médica ou consultório. Isso porque várias vantagens nascem desse conceito aplicado na prática em seu dia a dia, e destacamos 4 delas, como:

Melhoria na qualidade

Que profissional, em sã consciência, não estaria preocupado com a contínua melhoria no serviço prestado? Com a gestão em saúde você e a sua equipe aprendem gradativamente a melhor maneira de fazer um relacionamento com o cliente de qualidade, a atendê-lo melhor, a aprimorar os processos e a evitar custos e desperdícios no dia a dia.

Um exemplo simples: o processo de contratação pode ser demorado e infrutífero sem o devido planejamento. Mas, se você conhece o DNA da sua empresa, o perfil de profissional que procura e já tem um processo de seleção construído, a tarefa será mais dinâmica, produtiva e eficiente.

Satisfação dos clientes

Não há nada melhor do que o marketing para médicos impulsionado pelos próprios clientes. Com a gestão em saúde aplicada com sucesso, os resultados imediatos são percebidos por quem mais importa para o desenvolvimento do seu negócio.

Daí a importância em conhecer os processos e otimizá-los de maneira que o atendimento ao cliente seja rápido, eficaz e humanizado. Basta pensar, por uns instantes, como você gosta de ser atendido: hoje em dia, a experiência conta muito e pode ser um divisor de águas para colocar o seu empreendimento em destaque.

Mais produtividade

Como um complemento ao tópico anterior, a gestão em saúde torna a sua equipe mais produtiva. Imagine, por exemplo, um sistema de gestão online que integra todas as informações e pode ser acessado por todos da sua equipe ao mesmo tempo.

Com isso, existirá uma harmonia que, dificilmente, vai gerar informações duplicadas ou confusão nas tarefas e responsabilidades de cada um. Uma comunicação transparente e objetiva que vai se traduzir em uma rotina produtiva e livre de imprevistos e retrabalhos.

Retorno financeiro

Vale destacar também que, com o tempo, você não vai ter menos pacientes, mas clientes que vão voltar, diante de uma nova necessidade, e indicar os seus serviços a amigos e familiares.

Essa equação é simples de resolver: quanto mais clientes, maior o retorno financeiro. Por isso, dedicar-se à gestão em saúde gera mais controle da saúde financeira do seu empreendimento e permite uma tomada de decisão mais estratégica para desenvolvê-lo.

Como uma gestão em saúde eficiente potencializa a clínica/consultório?

Além das vantagens acima citadas, a gestão em saúde constrói departamentos coesos, que dialogam entre si, e que se traduz em eficiência em múltiplas camadas. Abaixo, destacamos o retorno obtido no dia a dia para gerir a sua empresa com cada vez mais qualidade:

Saúde tributária e financeira em dia

Como já foi explicado, um gestor não é apenas um médico, mas também administrador. E é indispensável considerar a saúde financeira da sua clínica médica ou consultório antes de cuidar da saúde dos seus clientes. Para tanto, o planejamento é crucial, e deve ser composto pelas seguintes atividades:

Análise de gastos

Você sabe quanto custa manter o seu consultório ou clínica médica? A resposta parece óbvia, mas muitos empreendedores se deixam pegar de surpresa por custos variáveis, o que prejudica, lenta e gradativamente, a saúde financeira do seu negócio;

Precificação dos serviços

Antes de precificar com base na concorrência, planeje de acordo com a realidade do seu negócio. Avalie todas as despesas relacionadas aos serviços, o valor da mão de obra e também a sua margem de lucro. A precificação das consultas pode ser o diferencial da sua empresa, capaz de aliar qualidade com um serviço acessível para atrair mais clientes até você.

Percepção de valor

Com a gestão em saúde você consegue perceber, ainda, o valor dos seus serviços — o que influencia fortemente a precificação. Com um nome consolidado no mercado, esse conceito pode ser levado também na composição de preços da sua clínica ou consultório.

É importante, no entanto, fazer com que os seus clientes percebam esse valor agregado ao preço. Do contrário, eles podem desconsiderar a sua marca por ser cara ou custosa demais. Daí a necessidade em gerar uma experiência primorosa: isso faz toda a diferença para que o cliente deixe o preço em segundo plano ao escolher o médico de sua confiança.

Gestão de pessoas humanizada

Com base nos tópicos citados anteriormente sobre as vantagens da gestão em saúde, temos aqui um resultado positivo para que a sua empresa se desenvolva ininterruptamente: a gestão humanizada. Algo que se aplica aos clientes, mas também à sua equipe.

Ou seja: um conceito aplicável em todos os setores da sua empresa. Para os clientes, isso significa:

  • atendimento próximo, humano e ágil na recepção;
  • nas mesmas qualidades aplicadas em procedimentos e nos diagnósticos;
  • em uma sala de espera que vise amenizar o desconforto natural de estar em um consultório;
  • na facilidade em agendar, reagendar e cancelar consultas;
  • no acesso facilitado a tirar dúvidas e expor a sua opinião a respeito do seu empreendimento.

Internamente, a gestão de pessoas humanizada é de suma importância para que todos se sintam parte do crescimento da empresa. Com autonomia, flexibilidade, compreensão e processos bem definidos, a motivação é maior e a rotatividade de colaboradores é menor. Consequentemente, o seu negócio tende apenas a evoluir cada vez mais.

Quer uma dica a respeito disso? Faça um benchmarking na área da saúde e avalie o comportamento da sua concorrência internamente e com os seus clientes. Então, compare com o que você faz, identifique oportunidades e carências e faça algo novo, diferente e melhor do que foi diagnosticado em outras clínicas e consultórios.

Construção de mapeamento de processos mais claros e enxutos

Já destacamos isso, anteriormente, mas vale o reforço. A organização faz com que a sua gestão em saúde seja o mais controlável possível. Isso se traduz em processos mapeados, mais claros e enxutos. A ideia é a seguinte: a objetividade é o caminho mais curto para o sucesso.

Tente facilitar, portanto, tudo aquilo que costuma ser uma dor de cabeça a mais para os clientes, como:

  • autorização de um exame;
  • relacionamento com a operadora de saúde;
  • arquivamento do prontuário;
  • agendamento de consultas;
  • tempo de espera para o atendimento.

Vale destacar que o mapeamento dos processos é algo que pode ser realizado periodicamente. Assim, você e a sua equipe vão aprender novas maneiras de serem eficientes em menos tempo. Na mesma proporção que as falhas e os gargalos identificados são reduzidos sempre que detectados e soluções são apontadas.

Aumento da produtividade e organização com foco em inovação

Também focamos na questão da produtividade: ela é um dos reflexos mais imediatos da aplicação da gestão em saúde. E não seria diferente: pense, por exemplo, na sua música favorita. Você já a ouviu tantas vezes que reconhece a letra, sabe identificar o momento que antecede o refrão e pode, até mesmo, recitar, nota a nota, a melodia.

Com a rotina de trabalho é exatamente a mesma coisa: por meio do mapeamento e da repetição dos processos, sua empresa se torna cada vez mais familiar, a ponto de a organização e a produtividade serem meras consequências de uma gestão segura.

Vale destacar, entretanto, que a inovação deve ser uma constante em sua rotina — assim como os músicos evoluem na elaboração de suas canções. Estagnar-se e achar que o processo de construção da sua marca foi finalizado é um equívoco.

Padrão de qualidade de atendimento aos clientes

Existe ainda um ponto de atenção que nasce a partir da sua gestão em saúde, que é o padrão de qualidade. Algo similar ao que falamos no último tópico a respeito da estagnação.

O padrão de qualidade é tudo aquilo que você deseja, como cliente, e que pode potencializar estando no comando da sua própria empresa. Sob a sua gestão é possível transformar em realidade um atendimento ágil, simpático e solícito; um consultório confortável e aconchegante; e exames e diagnósticos realizados com precisão cirúrgica.

Quer algumas dicas para colocar em prática as ideias acima citadas? Então, lá vão algumas:

  • padronize o tempo das consultas para saber, aproximadamente, quantas pessoas podem ser atendidas em um dia de trabalho. Para isso, é importante calcular o tempo médio de cada consulta;
  • com o tempo médio calculado é possível determinar o número máximo de atendimentos. Além de ser benéfico para os clientes, também é crucial para evitar uma estafa dos seus profissionais em atender um número além de suas capacidades;
  • tenha sempre um intervalo entre as consultas. Ele serve tanto para descansar quanto para se informar a respeito do próximo cliente, caso já seja um habitual frequentador, acessando o seu prontuário e inteirando-se a respeito dos seus exames etc.

A produtividade é um reflexo também do quanto a sua equipe consegue descansar entre os clientes atendidos. Por isso, considere eventuais pausas de maneira que eles consigam recarregar as energias entre um atendimento e outro.

Quais estratégias de marketing na saúde usar para atrair e fidelizar clientes?

O setor de saúde brasileiro está sempre em ascensão — e com uma competição cada vez mais acirrada. Novas clínicas, tecnologias e demandas surgem a todo instante e é importante que todos em sua empresa saibam como lidar com essa rotina dinâmica e atribulada.

Nesse aspecto, é inegável que a internet é capaz de desempenhar um papel de protagonista a fim de destacar os serviços para o público-alvo de sua empresa. Fazer com que a visibilidade da clínica online seja cada vez maior, portanto, é uma meta a ser alcançada por meio de ações estratégicas. Para isso, destacamos alguns métodos que têm sido amplamente utilizados.

Marketing digital

A versão online das tradicionais técnicas para atrair clientes é fundamental para aproximar a sua empresa dessas pessoas. A melhor parte é que o investimento é menor — comparado às ações de marketing convencionais — e as ações são mais direcionadas.

Identidade visual

Trabalhe também o DNA da sua empresa. Isso vai desde as cores da sua logomarca às missões e os valores do negócio — e que devem estar enraizados em todos os setores dele. Com isso, fica mais fácil as pessoas absorverem as características da sua marca e mantê-la na mente.

Diante de uma eventual necessidade, os atuais consumidores e, até mesmo, os clientes em potencial podem se lembrar primeiramente da sua clínica ou consultório, em vez da concorrência.

Inbound Marketing

O Inbound Marketing, também conhecido como marketing de atração, é uma ferramenta do marketing digital. Para isso, são produzidos conteúdos — seja no site, blog, e-mails ou nas redes sociais da sua clínica — que sejam relevantes para o seu público-alvo.

O comportamento do consumidor mudou ao longo dos últimos anos, e um estudo recente aponta que 73% das pessoas pesquisam online antes de se decidirem por um produto ou serviço. Daí a importância em ter conteúdos que respondam às pesquisas do seu consumidor e faça com que eles cheguem até a sua empresa.

Afinal, como adquirir conhecimentos na gestão em saúde?

Para finalizar, reunimos uma série de alternativas para você manter os seus conhecimentos na gestão em saúde em crescimento constante. São dicas simples, rapidamente aplicáveis no dia a dia e que podem trazer excelentes retornos para o seu negócio — e o seu desenvolvimento pessoal. São elas:

Palestras, cursos (presencial ou online) e workshops

Fique de olho em eventos que ajudem a aperfeiçoar as técnicas, competências e habilidades que citamos ao longo do artigo. Por meio delas você recicla os seus conhecimentos e cria rapidamente conexões que podem ser implementadas na rotina da sua clínica.

Consultoria

Eventualmente, a contratação de uma consultoria se faz necessária a fim de desatar aqueles nós — por menores que sejam — para tornar o processo mais fluído e harmônico.

As consultorias são conduzidas por profissionais que veem esse tipo de situação diariamente. Por isso, a solução de problemas tende a surgir com mais facilidade e resultados perceptíveis com mais rapidez.

Coaching para médicos

A metodologia também faz sucesso para desenvolver os seus conhecimentos na gestão em saúde. Afinal, trata-se de um processo de desenvolvimento e autoconhecimento, com técnicas que vão explorar a sua liderança, capacidade de resolver problemas e de gerir — em suas múltiplas camadas — uma clínica médica com segurança e confiança.

Vale destacar, ainda, que a contratação de profissionais especializados em coaching — ou consultoria — funciona como uma verdadeira parceria. São pessoas focadas no desenvolvimento da sua marca, mas de dentro para fora: começa com a sua capacidade e suas habilidades para gerir o negócio, estende-se aos processos da sua empresa e, então, abrange, naturalmente, a percepção de valor que os clientes terão da sua clínica ou consultório.

Se você vinha buscando respostas para promover uma gestão hospitalar — ou geral, na área de saúde —, essas são as principais medidas para compor uma rotina qualitativa e em contínuo desenvolvimento para surpreender o seu público-alvo.

Esperamos que este conteúdo tenha sido de grande proveito para explorar com riqueza o conceito de gestão em saúde na sua empresa. E é importante lembrar que muito da sua administração vai ser trabalhado a partir do perfil profissional que você contratar.

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