Gestão de consultório: tudo que um médico precisa para aprender sobre gestão

1. Introdução

Quando o profissional da área médica entra para a faculdade, ele tem todas as expectativas direcionadas à área de assistência e atendimento ao paciente. Assim, ele desenvolve habilidades pertinentes a esse universo, descobrindo novas técnicas e aperfeiçoando procedimentos tradicionais.

Entretanto, quando o profissional sai da universidade e vai para o mercado de trabalho, percebe que entende pouco ou quase nada sobre gestão.

Como muitos têm o objetivo de abrir clínicas e até hospitais, sentem falta de conhecimento sobre negócios e empreendedorismo. Sabem cuidar dos pacientes porque receberam formação técnica adequada para isso; mas, para alavancar o próprio negócio, seguem à base de tentativa e erro, muitas vezes perdendo tempo e dinheiro.

Lições sobre a gestão de consultório podem ser aprendidas em qualquer época, por profissionais da saúde já consolidados ou por aqueles que ainda estão no início da carreira. Para ajudar nessa tarefa, vamos apresentar algumas práticas para alcançar melhores resultados financeiros, com um atendimento humanizado e de qualidade.

Confira nosso guia e saiba tudo que um médico precisa para aprender sobre gestão!

2. Por que a gestão estratégica é importante para uma clínica médica?

Alguns médicos são resistentes quando o assunto envolve a gestão da própria clínica. Eles acreditam que foram formados para exercer exclusivamente a medicina e que podem delegar a gestão para profissionais formados para isso.

Claro que essa é uma opção, mas ao longo da carreira muitos chegam à conclusão de que nem tudo pode ser delegado: existem algumas questões sobre o desempenho do negócio que dependem exclusivamente deles.

Em geral, o tempo mostra que não basta administrar a clínica, é necessário apostar em ações que permitam uma gestão estratégica, com visão de longo prazo mais adequada aos tempos e necessidades da atualidade.

A sua clínica precisa de uma gestão estratégica porque a clientela é muito mais exigente e a concorrência cresce a cada dia. Para se destacar no mercado, é necessário oferecer um atendimento diferenciado.

Confira alguns benefícios dessa cultura de gestão!

2.1 Maior atração de pacientes

Conquistar a clientela é algo que você terá que fazer do início ao fim da carreira médica. Para atrair pacientes, é importante gerar uma relação de confiança e segurança que só um atendimento de qualidade pode promover.

No entanto, é preciso ter em mente que a qualidade do atendimento é composta por diversas variáveis, não apenas o momento de estar face a face com o médico.

A sua clínica oferece formas rápidas para marcar consultas? Os preços dos procedimentos são competitivos? Os funcionários são cordiais e atenciosos? A clínica trabalha com formas de pagamentos adequadas às necessidades dos pacientes?

Todas essas questões podem ser respondidas quando a clínica adota a gestão estratégica como prática. Quando o padrão de qualidade se torna claro, é mais fácil desenvolver ações para atrair mais pacientes.

2.2 Aumento da rentabilidade

Você já percebeu que a sua clínica deixa de faturar muitas vezes por falta de um simples planejamento de ações? Para aumentar a rentabilidade é importante estar disposto a fazer um estudo minucioso de pontos de melhoria.

Às vezes, algumas táticas simples, como a adequada organização da agenda ou a confirmação prévia das consultas ou procedimentos, podem fazer uma grande diferença.

Considere também associar um tipo de atendimento a outro que você já presta com regularidade ou, talvez, repensar o horário de atendimento da clínica para atrair uma clientela ainda maior. Estude as necessidades e possibilidades e viabilize o aumento da sua rentabilidade.

2.3 Garantia de processos mais produtivos

A organização de processos é fundamental em uma clínica e pode ser aperfeiçoada com o apoio da gestão estratégica. Para uma melhor prestação de serviço, é preciso mapear todos os processos e identificar se eles são inteligentes ou se estão sendo executados de forma mecânica e impensada.

Debruce-se sobre cada grupo de processos e pergunte-se: porque isso está sendo feito dessa forma? Se a resposta mais imediata for “porque sempre foi feito assim”, estude possíveis formas de desenvolver a tarefa com mais eficiência.

Lembre-se de que os processos precisam fazer sentido, devem ser objetivos e bem desenhados para que a equipe não tenha dúvidas. Identifique os gargalos, discuta com a equipe diferentes visões de aperfeiçoamento, otimize novos formatos com normas claras de padronização e jamais deixe de monitorar os resultados.

É importante lembrar que processos são criados para serem mudados: não são recursos estáticos. Quando algum procedimento não estiver produzindo resultados positivos, pode-se e deve-se repensá-lo para que a rota possa ser reformulada.

3. Quais as habilidades mais importantes de um médico gestor?

3.1 Capacidade de negociação

Negociar é uma habilidade a ser desenvolvida por qualquer profissional que deseja prestar um serviço de qualidade por um preço justo. Lembre-se que a sua clínica não se relaciona apenas com os pacientes, mas também com outros profissionais da área da saúde e diversos tipos de fornecedores e prestadores de serviço.

Assim, em muitos momentos sua capacidade de negociação vai ser fundamental para reduzir perdas financeiras. Por exemplo: se você detectou a necessidade de ampliação do espaço físico da clínica e contratou um serviço de reforma que pediu 10 dias para concluir o trabalho, é preciso negociar para que esse prazo seja reduzido ao máximo e a clínica seja reaberta o quanto antes. 

3.2 Capacidade de liderança

Coordenar equipes clínicas é um desafio: essa tarefa só será bem-sucedida se você exercer uma liderança firme e inspiradora. Um bom líder deve ser uma referência positiva na organização, sabendo a hora certa de ouvir, de falar e de delegar tarefas.

Para que a gestão da sua clínica flua de forma tranquila, tenha uma comunicação transparente, seja claro ao solicitar tarefas e fazer pedidos e deixe que a equipe manifeste seus pontos de vista, incentivando sempre a iniciativa e a autonomia do grupo.

3.3 Habilidades de gestão comercial

No decorrer do processo de implantação da gestão estratégica, será possível perceber que não basta ter mecanismos eficientes de controle se você não pensar em novas maneiras de vender seus serviços a cada dia.

Identifique sempre novas parcerias comerciais e métodos de prospecção de clientes que estejam de acordo com a dinâmica dos serviços de saúde. Fique atento às vantagens e desvantagens dos planos de saúde atendidos, reformule a carteira se necessário, busque parcerias diretamente com empresas e crie maneiras de atrair mais clientes particulares.

4. Quais os princípios de gestão financeira em uma clínica?

Para que a gestão da clínica seja feita de forma eficiente, é primordial dar atenção à gestão financeira. Os serviços de saúde também precisam gerar lucro; logo, uma clínica deve conduzir as finanças da mesma forma que qualquer outro empreendimento.

Para isso, é preciso realizar uma estimativa de custos e faturamento, manter um fluxo de caixa organizado, providenciar um capital de giro adequado, identificar necessidades de aportes e investimento e acompanhar balanços anuais, entre outras ações pertinentes à contabilidade.

Para que esse controle seja efetivo, dois conceitos básicos precisam estar claros.

4.1 Lucratividade

Entende-se que há lucratividade quando as receitas são capazes de cobrir todas as despesas e ainda sobra dinheiro para reinvestir em melhorias para a empresa ou para fazer investimentos.

Entretanto, muitos donos de clínicas não conseguem sequer dizer se o negócio está tendo lucro ou não. Eles vão recebendo pagamento dos clientes e cobrindo despesas, mas não conseguem organizar as finanças para responder a essa questão. Manter uma planilha ou usar um software facilita bastante o controle adequado das contas.

Quando há lucratividade, é interessante identificar também os serviços ou procedimentos que contribuem mais para que isso ocorra. Assim, é possível trabalhar novas formas de potencializar ainda mais esse lucro.

4.2 Rentabilidade

A rentabilidade de um negócio está relacionada à sua capacidade de gerar resultados positivos com velocidade, de modo que seja realmente atrativo financeiramente. De maneira geral, a empresa pode estar dando lucro, mas será que o capital investido poderia render bem mais em outra aplicação? É fundamental que você saiba responder a essa pergunta.

Se o volume de lucros obtidos não justifica os investimentos de tempo e dinheiro, é hora de repensar suas estratégias. Procure conhecer a fundo a dinâmica do mercado, as táticas dos concorrentes e perfil dos pacientes. Identifique seus pontos fortes e fracos, determine oportunidades de melhoria e elabore um plano de ação para colocá-las em prática.

4.3 Melhora na rentabilidade da sua clínica

De maneira geral, a rentabilidade aumenta quando você consegue tomar decisões coerentes com as necessidades do seu público. Por exemplo: se 70% dos seus pacientes têm mais de 60 anos, direcione a maior parte dos seus esforços e investimentos em infraestrutura para atender os procedimentos mais comuns. Mas nada impede que você também explore novos nichos de mercado.

O importante é pensar sempre em alternativas que facilitem a vida dos pacientes. Se a internet é uma das principais fontes de informação do seu público-alvo, ofereça conteúdo relevante sobre saúde; se os pacientes têm dificuldades para marcar consultas, ofereça um aplicativo que facilite essa tarefa; se muitos reclamam que não há lugar para estacionar perto da sua clínica, tente um convênio com um estacionamento próximo.

A tecnologia é uma grande aliada nesse processo, pois oferece softwares e outras ferramentas que ajudam a aperfeiçoar o atendimento e a gerenciar as informações dos pacientes. Para que a rentabilidade cresça, é importante estar disposto a inovar e a testar novas formas de atendimento e de gestão.

Considere que hoje todas as transações são virtuais e o smartphone faz parte da vida das pessoas como nunca. Apostar em um sistema de marcação e confirmação de consultas via WhatsApp, por exemplo, é uma ação simples capaz de gerar mais resultados do que você pode imaginar. Tudo o que puder garantir praticidade e comodidade para os clientes deve ser considerado.

Se a sua clínica já usa um sistema de gestão automatizado, reserve um tempo para analisar os dados gerados por ele. Muitas vezes, esses relatórios são subutilizados e o gestor perde uma oportunidade valiosa de tomar decisões com base em fatos concretos. Se os relatórios mostraram um crescimento de um tipo de atendimento específico, por exemplo, porque não abrir horários extras para esse atendimento?

4. Como precificar serviços médicos?

Colocar preço em consultas e procedimentos médicos é algo que gera grande dúvida nos profissionais da saúde. Muitas vezes, os valores são estipulados sem que haja um estudo adequado dos custos fixos da clínica e dos custos variáveis de cada procedimento.

4.1 Analise sua estrutura de custos

Custos fixos são aquelas contas que você precisa pagar todo mês, independentemente da quantidade de consultas e procedimentos realizados. É o caso do aluguel, dos impostos, telefone, internet, produtos de limpeza, salários da equipe, entre outros, além das estimativas de depreciação de máquinas e equipamentos.

Já os custos variáveis são aqueles que variam conforme a produtividade do consultório, relativos a insumos, medicamentos, material cirúrgico, etc. Assim, quanto maior for o custo variável de um procedimento, mais caro ele deverá ser.

No entanto, é comum considerar apenas custos variáveis na precificação de procedimentos. Essa prática pode ser a grande responsável pela baixa lucratividade do negócio.

4.2 Identifique o valor da sua hora-clínica

Você sabe dizer quanto custa a sua hora clínica? Trata-se de um cálculo que soma todos os custos fixos e variáveis juntamente com o lucro desejado pelo médico; em seguida, divide-se pelo valor de horas trabalhadas no mês.

Por exemplo, considerando:

  1. Custos fixos e variáveis do mês: R$4.000,00;
  2. Lucro desejado: R$8.000,00;
  3. Horas trabalhadas: 80 horas (4 horas de trabalho por 20 dias do mês);

Temos:

Hora-clínica = (A + B) ÷ C = R$12.000,00 ÷ 80 = R$150,00

Isso significa que nenhum procedimento da sua clínica ou aluguel de turno pode custar menos do que R$150,00 por hora. Ter essa noção ajuda a identificar se vale a pena fazer determinados atendimentos e procedimentos por convênio.

Reflita sobre esses cálculos e certifique-se de que o valor da sua hora está adequado, aquém ou acima do valor desejado. Em seguida, busque maneiras de adequar o valor da sua hora clínica à necessidade do momento e ajustar o preço dos procedimentos.

É importante pensar no que está sendo oferecido aos clientes antes de fechar esse valor: sua clínica fica em uma região central e bem localizada? Oferece comodidade aos clientes? Você tem uma agenda tranquila ou muito concorrida? Existem muitos médicos que atendem a sua especialidade na região? Você oferece um atendimento ou tratamento que apenas a sua clínica está capacitada a fazer?

Para que o valor da sua hora clínica seja condizente a sua realidade e a do mercado, também é importante desenvolver algumas habilidades fundamentais para a gestão estratégica.

4.3 Escolha seu método de precificação

Existem diversos métodos de precificação que podem ajudar a definir o valor cobrado por procedimentos médicos da sua clínica. Destacamos três deles que podem ser úteis à sua realidade:

4.3.1 Preço de mark-up

Quando se considera os custos da prestação de serviço, incluindo impostos e outras taxas, e acrescenta-se uma margem de lucro sobre esse valor. É um dos métodos mais práticos de precificação.

4.3.2 Preço-teto

Identifica-se o maior preço que o mercado está disposto a pagar pelo serviço para depois perseguir os menores custos, de modo a obter a maior lucratividade possível.

4.3.3 Preço de valor percebido

Considera outras variáveis que não estão diretamente relacionadas ao custo ou ao lucro. Busca entender a percepção de valor do cliente ao contratar aquele serviço, como reputação da marca, benefícios adicionais, qualidade diferenciada, etc.

5. Qual a importância da gestão de marketing para uma clínica?

Talvez você já tenha uma clientela formada e esteja operando em capacidade máxima, sem tempo para atender novos pacientes. Se essa é a realidade da sua clínica, parabéns!

No entanto, a maioria dos profissionais da área médica está trabalhando para conquistar mais pacientes. Se esse é seu caso, é necessário investir em gestão de marketing imediatamente!

Confira alguns benefícios do marketing médico:

5.1 Aumentar a visibilidade da clínica

Não basta que a sua clínica seja a melhor, é preciso que as pessoas saibam que ela é a melhor no seu segmento. Portanto, sempre busque maneiras de se comunicar com o seu público-alvo.

Mas cuidado: o Conselho Federal de Medicina (CFM) regula ações de marketing na área médica e há diversas restrições para a publicidade nesse sentido. O ideal é sempre relacionar sua marca a conteúdos educativos e informativos sobre saúde.

Para driblar essas restrições, você também pode investir em um serviço de assessoria de imprensa. Assim, sua clínica e os médicos que nela trabalham podem servir como fontes em matérias jornalísticas sobre saúde em diversos meios de comunicação.

Outra vantagem da assessoria de imprensa é a possibilidade de ser colunista de revistas, jornais ou programas de TV da sua região, posicionando-se como promotor de saúde. As redes sociais também são muito úteis nesse sentido e oferecem várias formas de divulgar conteúdo relevante e tirar dúvidas de pacientes potenciais.

Não deixe de consultar o manual de regras sobre publicidade médica do CFM para saber exatamente o que você pode e o que você não pode fazer!

5.2 Garantir um posicionamento de credibilidade

Há algo melhor do que ouvir do paciente que ele procurou sua clínica porque só confia no seu trabalho? Entretanto, para se chegar nesse patamar há um extenso caminho a ser percorrido. Gerar credibilidade e construir uma relação de confiança com os pacientes é um desafio de longo prazo.

A gestão de marketing permite que você identifique os diferenciais da sua clínica e explore sua área de atuação com um posicionamento de mercado claro e coerente.

Isso significa que não apenas a propaganda é importante na construção da sua reputação: você precisa se estruturar para entregar o que promete e ser lembrado por boas referências e associações positivas. A gestão de marketing é mais abrangente do que a propaganda e ajuda a cuidar de todos esses detalhes.

5.3 Fidelizar pacientes

A fidelização está diretamente relacionada à credibilidade da sua marca pessoal e da sua clínica. Um paciente satisfeito sempre voltará e indicará novos pacientes. No entanto, a concorrência é grande e conquistar um paciente para sempre muitas vezes exige um esforço estruturado de relacionamento que vai além do consultório.

Por isso, sua estratégia de marketing deve considerar todos os recursos necessários para promover um atendimento humanizado, contribuindo com a criação e fortalecimento de vínculos cada vez mais fortes.

Por mais que pareça contraditório, a tecnologia é essencial nesse sentido. Mantenha um sistema de gerenciamento de informações dos pacientes que reúna o máximo de detalhes sobre eles e favoreça um atendimento proativo, atento ao histórico e necessidades pessoais de cada um.

6. Como aprender gestão estratégica para aplicar na área da saúde?

Infelizmente, as faculdades de Medicina ainda não oferecem uma grade curricular que contemple disciplinas de gestão. Mas, é plenamente possível aprender sobre esse universo por meio de cursos de extensão e pós-graduação voltados especificamente à gestão na área da saúde.

Também é possível aprender sobre gestão estratégica por meio da leitura de livros e artigos especializados. Há vasta literatura disponível sobre o assunto, casos reais registrados e instituições que produzem esse conteúdo científico com qualidade teórica e visão prática.

Se ainda assim você acredita não ser capaz de fazer esse trabalho sozinho, seja por falta de tempo ou interesse em especialização, também é possível melhorar a gestão do consultório por meio da contratação de uma consultoria especializada. Muitas empresas ofertam esse tipo de serviço e oferecem um atendimento personalizado para segmentos como o seu. 

De qualquer maneira, essa consultoria precisará ser gerenciada. Portanto, esteja sempre atento às boas práticas do mercado!

No momento em que a gestão de consultório começar a fazer parte do seu cotidiano, você vai perceber que é um caminho sem volta — no bom sentido, claro! Cada vez mais você estará disposto a criar novas formas de tornar a gestão do consultório mais profissional e especializada.

Também é importante garantir que esse processo não seja solitário: preocupe-se em capacitar pessoas para fortalecer sua equipe. Você formará profissionais para serem multiplicadores de boas práticas no mercado, criando um caminho sustentável e próspero, de novas descobertas e constantes desafios! 

Se você precisa de apoio técnico para empreender a gestão clínica no seu negócio, entre em contato conosco agora mesmo. Com certeza poderemos lhe ajudar!