6 dicas para fazer gestão da agenda e evitar cancelamentos

A organização é indispensável para qualquer negócio ou projeto ter sucesso. Na área da saúde, muitos profissionais têm dificuldade em otimizar o tempo de atendimento e executar outras tarefas diárias. Uma má organização e gestão da agenda médica podem resultar em perda financeira e clientes insatisfeitos com os serviços.

Há vários problemas e imprevistos que podem atrasar tanto o bom atendimento de sua clínica como a vida pessoal de seus clientes. Por isso, uma comunicação eficiente é essencial para desenvolver uma relação harmoniosa entre ambas as partes.

A gestão da agenda pode auxiliar você a garantir um bom funcionamento da clínica, evitando atrasos e cancelamentos de consultas.

Conhecer os principais métodos e ferramentas para organizar agendamentos é importante para manter uma boa imagem de seu espaço clínico.

Neste artigo vamos abordar 6 dicas para você fazer uma gestão da agenda eficiente, consequentemente, de seu tempo. Confira!

1. Faça uso de agendas eletrônicas

Em uma era digital e com diversos avanços tecnológicos, não é raro descobrirmos novas ferramentas que facilitam nosso dia a dia. Ter uma agenda eletrônica ajuda você a visualizar melhor os horários e informações dos seus clientes.

A versão em papel pode dificultar o controle de todos os dados, já que há um bom número de clientes por dia, e a chance de perder e extraviar informações importantes são grandes.

O mercado disponibiliza softwares que desempenham essa função, além de deixar as informações mais organizadas e seguras, alguns sistemas permitem que você envie um lembrete para o seu paciente confirmando a data e horário da consulta.

As agendas eletrônicas também podem oferecer a funcionalidade de marcar consultas online, assim, o paciente pode agendar o melhor horário para ele de forma rápida e fácil. Isso vai ajudar você a otimizar o tempo de seus funcionários, facilitando o trabalho da secretária e outros colaboradores da clínica. Busque por softwares que facilitem os agendamentos e relacionamento com os clientes.

2. Controle o tempo de atendimento

O cliente acima de tudo precisa ser bem atendido e esclarecer todas as suas dúvidas. O tempo que cada consulta dura pode variar de acordo com o problema do paciente, se é a primeira visita ou um retorno, e também quais são os procedimentos e informações que cada profissional de saúde busca ter.

Para que ocorra uma boa gestão da agenda e para que seus clientes não se sintam prejudicados com a espera, estabeleça um tempo médio para o atendimento, de acordo com a necessidade de cada paciente.Caso a consulta possa atrasar, deixe sua atendente informada em quanto tempo as próximas consultas irão atrasar em média para que ela possa avisar os próximos clientes.

É importante que você priorize o atendimento ao seu cliente, já que não é possível saber qual vai ser a duração de uma consulta. Faça o controle do tempo, sem perder a qualidade de seu trabalho.

3. Lembre seu paciente da consulta agendada

Com os compromissos do dia a dia, o paciente pode esquecer a data ou horário da consulta. Isso acontece com frequência em clínicas e consultórios, muitas vezes, em um número bem considerável.

Esses horários ficam vazios e resultam em prejuízos. Os clientes que faltam no dia da consulta geram perda financeira e horário vago, pois esse tempo poderia ser utilizado para o atendimento de outros pacientes.

Envie lembretes para o seu paciente, confirmando a consulta agendada. Peça para a secretária ligar um dia antes, mande um SMS ou, até mesmo, o contate por meio de redes sociais, como o WhatsApp, Facebook e Instagram.

A confirmação reafirma para o seu paciente o compromisso que ele tem no dia seguinte e, muitas vezes, é fundamental para evitar um cancelamento.

4. Invista na qualificação de seus funcionários

A qualificação dos funcionários afeta diretamente no relacionamento com os pacientes. Uma secretária organizada, prestativa e que fornece as informações corretas ao cliente gera bons resultados.

Ofereça treinamento aos seus colaboradores, pergunte qual é a maior dificuldade que eles enfrentam no atendimento e na administração da clínica. Dê o suporte necessário para que eles façam um bom trabalho e estabeleçam uma boa relação com o cliente.

Estabeleça uma comunicação aberta com seus colaboradores. Entregue feedbacks e ações que podem ajudá-los a desenvolver suas habilidades. Procure facilitar o trabalho deles por meio de tecnologias que auxiliem na gestão da clínica, como o uso de softwares para agendamentos.

Um ambiente organizado e funcionários qualificados resultam uma boa impressão para o seu paciente.

5. Tenha um intervalo de segurança

Mesmo que você lembre seu cliente da consulta e ele tenha horário agendado, podem ocorrer imprevistos, como trânsito, atraso em reuniões de trabalho e diversos outros problemas.

Talvez, o atendimento com um paciente demore mais que o esperado ou surgiu alguma pendência urgente para você resolver e precisa de um tempo extra.

Tente deixar pequenos intervalos entre um agendamento e outro. Caso ocorra algum problema, você terá alguns minutos que podem ser utilizados. Isso vai evitar situações ruins, em que o cliente fica na sala de espera por muito tempo, se tornando uma experiência desagradável para ele.

6. Tenha somente o necessário para o atendimento

O bom atendimento envolve também ter uma boa organização de papéis, documentos e outras ferramentas que você utiliza em sua clínica. Um ambiente organizado gera um impacto positivo no cliente e mostra que todos estão trabalhando para atendê-lo da melhor maneira possível.

Mantenha o que você precisa em mãos, de fácil acesso, para que o cliente não espere mais que o necessário para ser atendido. Facilite o uso de documentação, assinaturas e outros processos burocráticos.

Outra dica para facilitar o dia a dia no atendimento de seu paciente é fazer uso de softwares, o que vai reduzir o número de papéis e documentos. O uso de novas tecnologias para fazer prontuários, agendamentos e outros procedimentos estão cada vez maior e facilitam a sua gestão.

A fidelização ocorre por meio de uma boa comunicação entre clínica e cliente. Então, manter uma boa gestão de agenda é essencial para você evitar prejuízos e garantir um bom atendimento aos seus clientes.

Com essas sugestões você vai conseguir ter uma boa gestão da agenda e melhorar ainda mais seu relacionamento com os clientes. Que tal aprender como planejar a gestão clínica para 2018? Leia nosso post e fique por dentro desse assunto!